Oddly Machine

Từ buổi đầu cuộc đời lao động của con người, năng suất làm việc được hiểu là khả năng sản xuất nhiều hơn từ một đơn vị nguồn lực lao động nhất định. Có lẽ từ khi tiến bộ công nghệ lao đi với tốc độ ngày càng nhanh, nhịp sống con người theo đó cũng lao nhanh, thì cuộc đua về năng suất của con người cuối cùng trở thành cuộc chạy đua với thứ nguồn lực căn bản nhất: đó là thời gian. Tổ tiên loài người chắc chưa từng phải “chiến đấu với thời gian”, và cũng không có lý do gì để phải “giết thời gian” thì đây là những khái niệm rất phổ biến thời nay. Khi thời gian trở thành nguồn lực lao động thì kỹ năng “quản lý thời gian” cũng trở thành kỹ năng quan trọng trong hầu hết mọi lĩnh vực.

Thời gian mơ hồ được loài người trao cho hình hài có lẽ là từ thời Đồ đá. Từ đó đến nay bộ đếm thời gian đã trải qua nhiều thay đổi đến khi ra đời lịch tây mà chúng ta vẫn quen dùng ngày nay (bên cạnh đó, các nền văn hóa vẫn có những hệ thống lịch khác, như lịch ta dùng để đón Tết nguyên đán mà ta thân thương gọi là Âm lịch chẳng hạn). Hệ thống lịch giúp mọi hoạt động xảy ra hoặc thay đổi theo thời gian có thể ghi lại và theo dõi được. Chính bởi đặc điểm này mà việc “quản lý thời gian” có thể gọi theo cách khác là “quản lý lịch”.

Cách quản lý công việc theo lịch, thay vì theo hộp thư đến, khá phổ biến với nhiều doanh nhân, dù được nói đến rõ ràng hay chỉ âm thầm áp dụng, tuy vậy người viết bài này chưa tìm được nguồn gốc cha đẻ của phương pháp này. Diễn giải dễ hiểu là những việc bạn cần làm luôn được sắp xếp theo lịch trình cố định, thể hiện bằng ngày tháng trên lịch, thay vì xử lý bất cứ việc gì rơi vào tay, hay theo nghĩa đen ở đây là những email bạn nhận được trong hộp thư đến.

Tác giả Ian Daley viết trên tờ Havard Business Review rằng lợi ích của phương pháp làm việc theo lịch là sự hữu hạn của tờ lịch khiến bạn buộc phải xếp vào đó những gì quan trọng nhất trước, và vì không thể nhét vào đó tất cả những việc bạn muốn làm, những gì còn lại buộc phải bỏ đi hoặc để sau. Bởi một lý do đơn giản là, thời gian hữu hạn. Ông cũng so sánh với phương pháp tạo ra danh sách công việc (hay là to-do list), trong đó việc gạch từng đầu việc khi hoàn thành đúng là có tạo ra nguồn động lực nhất định, nhưng nếu mỗi việc không được xếp vào một khoảng thời gian cụ thể thì có thể danh sách ấy sẽ khiến bạn thấy rất căng thẳng.

Còn Dan Kennedy, doanh nhân khá nổi tiếng trong làng tiếp thị, dù không nói đến phương pháp trên nhưng triết lý làm việc cũng khá tương tự. Ông theo sát lịch làm việc của bản thân, không sử dụng mạng xã hội, nên nếu bạn có việc gì muốn liên hệ với ông thì chỉ có một cách là xếp được một chỗ trong lịch làm việc của ông.

Ý tưởng cơ bản của phương pháp này là mỗi người tự chủ động dành một khối thời gian nhất định cho công việc mà mình đặt ra, không để xao nhãng bởi những việc ngoài lề hay tác động từ bên ngoài. Một số lợi ích có thể kể đến như:

• Chủ động công việc theo sắp xếp của bản thân, không bị ảnh hưởng từ các yếu tố khác.
• Công việc mang tính thực tiễn và dễ thực hiện hơn so với danh sách công việc dàn trải.
• Dễ dàng theo dõi lịch sử làm việc.

Phương pháp này chỉ mang tính ý tưởng chung nên việc kết hợp với các phương pháp khác, ví dụ như ma trận quản lý thời gian của Stephen Convey, sẽ giúp bạn có được hình dung rõ ràng hơn những việc cần làm. Cụ thể việc áp dụng phương pháp này ra sao, mỗi người có thể tùy ý thay đổi, bao gồm cả việc thiết kế hệ thống lịch mà bạn thấy phù hợp chứ không nhất thiết phải dùng lịch tây. Ví như ông Moses B. Cotsworth đã nghĩ ra hệ thống lịch 28 ngày mỗi tháng, 13 tháng mỗi năm, mang lại nhiều thuận tiện cho công việc kinh doanh của ông. Hoặc dù dùng lịch tây, bạn cũng không nhất thiết phải bắt đầu một tuần từ thứ Hai theo đúng chuẩn ISO 8601.

Ý tưởng chính của blog này là tất cả những phương pháp, công cụ mà bạn sử dụng chỉ nhằm phục vụ cho bạn, theo cách mà bạn thấy mang lại lợi ích cho mình nhiều nhất, chứ không phải máy móc áp dụng hay trở thành nô lệ cho chúng. Bởi vậy việc đầu tiên là thiết kế một sơ đồ tổng thể về cuộc đời bạn, như một bản thiết kế máy, và dần dần biến cỗ máy đó thành hiện thực, bằng những phương pháp phù hợp.