Oddly Machine

Khi nhiều lĩnh vực của đời sống con người chuyển sang phi tập trung thì tri thức, như trước nay vẫn vậy, ngày càng đòi hỏi một “kho báu” tập trung, cập nhật, dễ tiếp cận. Những cuốn bách khoa toàn thư là cố gắng đầu tiên của con người trong việc tập trung hóa thứ kho báu quý giá vô hình này. Bất chấp việc bị cho là không chính thống, cung cấp thông tin sai lệch, Wikipedia vẫn là nơi đầu tiên nhiều cư dân mạng sử dụng để truy cập “tri thức” về chủ đề mà họ quan tâm, trước khi tiếp tục đào sâu hơn vào những nguồn khác. Dù không được gắn nhãn, chúng là một trong những công cụ quản lý tri thức đầu tiên, trước và sau khi có mạng trực tuyến. Bài viết này mang đến những khái niệm sơ lược về hệ thống quản lý tri thức và sự cần thiết của chúng đối với cá nhân và tổ chức.

Khái niệm hệ thống quản lý tri thức

Quản lý tri thức (Knowledge Management System—KMS) là việc tạo ra một nơi lưu trữ tri thức để tiếp cận khi cần thiết. Một hệ thống quản lý tri thức giúp sắp xếp tri thức theo một cấu trúc rõ ràng, có tổ chức. Thuật ngữ Quản lý tri thức cá nhân (Personal Knowledge Management—PKM) ra đời năm 1999, nhằm chỉ việc tổ chức tri thức của mỗi cá nhân. Một hệ thống PKMS giúp mỗi người dễ dàng tìm lại tri thức mình đã bồi đắp qua các năm, hỗ trợ cho việc phát triển bản thân của hiện tại và kế hoạch cho tương lai. Đối với doanh nghiệp, vai trò của KMS càng quan trọng hơn khi nó đóng vai trò là “khu dữ liệu trung tâm” cho cả người bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Lợi ích của hệ thống quản lý tri thức

Đối với cả cá nhân và tổ chức, một hệ thống KMS đều mang lại những lợi ích đáng kể. Danh sách dưới đây đưa ra theo đề xuất của trang KMInsider (một trang chuyên về quản lý tri thức) chủ yếu áp dụng với doanh nghiệp, nhưng cá nhân cũng có thể tìm thấy một số lợi ích:

• Chia sẻ tri thức hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức
• Hỗ trợ ra quyết định
• Tác nhân cho đổi mới bằng việc bồi đắp dựa trên tri thức đã có.
• Giảm thiểu mất mát tri thức khi có nhân viên nghỉ việc.
• Cải thiện khả năng hỗ trợ khách hàng, nhanh chóng truy cập kho tri thức giúp hỗ trợ nhanh chóng khi khách hàng cần.
• Tăng hiệu quả hoạt động nói chung, giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin, tăng năng suất làm việc.

Các thành phần của một hệ thống quản lý tri thức

Tri thức nền là xương sống của một hệ thống KMS. Trong nhánh triết học tri thức luận, tri thức được phân loại chi tiết hơn, còn đối với một hệ thống KMS thì tri thức chia thành ba nhóm:

• Tri thức thô (Explicit Knowledge) là tri thức hiển nhiên, thường đã được ghi chép, tài liệu hóa, trong bài giới thiệu của IBM có ví dụ là các sách hướng dẫn sử dụng.
• Tri thức ứng dụng (Implicit Knowledge) là tri thức ban đầu có vẻ không hiển nhiên, thường chưa được tài liệu hóa, nhưng có thể tài liệu hóa nếu sử dụng công cụ phù hợp. IBM gọi đây là loại tri thức know-how, tức là cách làm, hay cách áp dụng những tri thức hiển nhiên có sẵn.
• Tri thức ngầm (Tacit Knowledge) là tri thức thường có được qua kinh nghiệm (thay vì học tập), thường được hiểu bằng cảm quan. IBM ví dụ như kỹ năng lãnh đạo hoặc khả năng nhận diện khuôn mặt người khác. Tri thức này thường rất khó ghi lại và khó truyền dạy. [IBM gọi đây là Tactic Knowledge, có lẽ chưa chính xác theo các khái niệm KMS thường dùng]

Các loại tri thức trên đây có thể mang nhiều hình thức như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, thậm chí là ảnh chụp màn hình, bình luận trên mạng xã hội… Tri thức nền được tổng hợp vào một nơi lưu trữ chung lại là kho tri thức.

Các thành phần khác của KMS có thể kể đến dưới đây:

• Công cụ tìm kiếm, trích xuất giúp dễ dàng tìm kiếm.
• Công cụ an ninh, bảo mật đảm bảo tri thức đến với đúng người.
• Công cụ phối hợp, cho phép kiểm tra, xác minh tri thức, giúp chia sẻ đến nhiều người.
• Công cụ tích hợp, giúp tri thức dễ hòa vào các hệ thống khác của tổ chức như ERP, CRM…
• Công cụ phân tích, thống kê nhằm đánh giá tính hiệu quả, loại bỏ tri thức dư thừa, lỗi thời.

Các bước xây dựng hệ thống quản lý tri thức

4C được biết đến trong quá trình xây dựng KMS là Creation, Capture, Curation, và Collaboration, tương ứng là là các hoạt động Khởi tạo, Tài liệu hóa, Tổ chức và Chia sẻ tri thức. Tuy vậy, đó chỉ là các bước chính, trên thực tế để xây dựng một hệ thống KMS cần nhiều bước cụ thể hơn, cũng như cần một danh sách dài những câu hỏi mà người xây dựng cần trả lời trước khi bắt tay xây dựng hệ thống này. Bài viết cung cấp các bước xây dựng hệ thống KMS dưới đây, như một khung hướng dẫn cho những ai quan tâm.

• Xác định nhu cầu, mục đích xây dựng hệ thống KMS
• Khởi tạo
• Kiểm tra, xác minh
• Lưu trữ
• Chia sẻ, đào tạo cho người sử dụng (nếu cần)
• Duy trì việc kiểm tra, xác minh, chỉnh sửa, cập nhật nội dung

Nhắn nhủ: Mong bạn đọc hết sức lượng thứ cho những thuật ngữ dịch trong bài này. Nhánh tri thức luận quan tâm đến các vấn đề về tri thức (knowledge), nhưng để bước vào đó còn cần làm rõ các khái niệm thông tin, kiến thức, trí tuệ, thời hiện đại còn có thêm khái niệm dữ liệu (dữ liệu thô, dữ liệu đã xử lý). Chúng làm nên một mớ rối rắm mà việc làm rõ nằm ngoài phạm vi bài viết này.